使用 Gmail 來處理公司郵件

當 E-Mail 變成工作來源的比重越來越高時，每天花在郵件軟體 (如 Microsoft Outlook) 上的處理時間也越來越多了。

而且公司的郵件是不能隨便刪除的。有時候，現在收到的 Mail 跟你無關或者只是通知，但是過沒幾封信，卻又突然扯到你身上。就算都有留下來，或者想找到以前的回信內容，在搜尋、比對和參照上，總是一件麻煩事。尤其是你回信之後，別人的回信中卻忽略掉你之前回信的內容時。

我一直很希望 Microsoft Outlook 能有 Gmail 的一些優點，也曾試過一些 Outlook 的外掛軟體，例如：Taglocity、Xobni。但是最後都放棄了。

現在，我選擇使用 Gmail 來當作我處理公司郵件的平台，配合 Google 行事曆和 Outlook 行事曆同步，在處理郵件和工作上，比以前快多了。再配合手機收發 GMail，那就更方便了。至於 Microsoft Outlook，目前並沒有設棄不用，而是把它當作是所有郵件的備份，總是有備無患阿。

其實，Microsoft Outlook 功能很多，在許多方面也比其他軟體強。尤其能和 Office 軟體互通和搭配，這更是其他軟體比不上的。若是能再和 Exchange Server 、 SharePoint Server 搭配的話，應用上更是相當適合公司環境的。只是這些相關的基礎建設，實在是所費不貲，而且在整合和維護的技術上，MIS 所需花費的心力和時間也是相當高。

使用 Outlook 的問題：

• Microsoft Outlook 用久了之後，隨著信件地累積，開啟的速度越來越慢。
• 萬一 .PST 掛掉了，信件的復原可是一件讓人相當討厭的事情。
• 電腦重灌時，郵件的備份和複製，變成必要的工作步驟之一。
• 收到信時，想找到以前同一主旨的信件，總是得花費一些時間。
• 常常收到一些信件，卻不知道應該放置到哪個資料夾來歸類，因為有好幾種合適的選擇，放錯了又擔心以後不好找。如果暫時放在收件夾，信件又會越積越多。

選擇Gmail 的理由：

• 跟工作無關的信件，該刪的就刪，留在收件夾的信件，都只是未完成的事項，反正有 Outlook 作所有郵件的備份。(封存後的郵件，能在[所有郵件]或[標籤]中找到。)
• 同一封信件，可以使用不同的標籤來分類和整理。
• 信件太多時，不用一再地刪除郵件，來節省空間和開啟的速度。Gmail 的空間在理論上是無限大。
• 同一主旨的信件往來，可以在同一封信件就能看到，而且之前設定好的標籤會自動延用。
• 可利用手機接收 GMail，幾乎不花成本。
• 可根據收到的 Gmail 內容建立待辦事項，再配合 Google 行事曆發簡訊。
• ( 上述二種，是可以採用微軟的 Solution 來達到相同的功能，但是建置的成本和技術...值得考慮。)

其他參考文章：12個轉用Gmail的理由。

有興趣的，再往下看看設定吧。在設定上是以 重灌狂人 的 如何使用Gmail平台收發、管理其他Email帳號的郵件？ 操作為主，我只是簡略的補上不同之處。

下列操作主要分為四段：

一、設定Gmail 接收公司郵件：

二、設定預設的寄件者 E-Mail：

三、設定安全性：

四、匯入聯絡人清單：

 

一、設定Gmail 接收公司郵件：

目的：

• 即使人在外地，也接收公司郵件 (Exchange Server)。
• 保留伺服器上的郵件備份，在定期使用 MS Outlook 收取信件儲存和備份。

設定之前，先要知道幾個訊息：你在公司郵件伺服器的 E-Mail 地址、使用者帳號 / 密碼、POP 伺服器。

操作步驟請參考：

1. 重灌狂人 -- 如何使用Gmail平台收發、管理其他Email帳號的郵件？
2. 使用Gmail輕鬆在外瀏覽公司信件

注意事項：

• 和重灌狂人介紹上稍有不同的是：其第三步驟要打勾【在伺服器上保留以擷取郵件副本。】

   (原圖片來自重灌狂人。藍色框框和字體是為了說明而加上去的。)

 

二、設定預設的寄件者 E-Mail：

目的：

• 當使用 Gmail 回信時，希望在對方收到的信件中，收件者的地址內容是顯示公司的 E-Mail 位址。

注意事項：

• 如果當初在設定時，有選擇類似｛是的，我想用 test@abc.com 來傳送郵件｝的話。 請記得檢查一下，在【設定】-->【帳戶】的頁面下，在｛以這個地址寄送郵件： ｝的右邊，要把公司的郵件位址設定為 預設。
  • 若依照重灌狂人的操作介紹，就是在第四步驟選擇【是】，如下圖： (圖片來自重灌狂人。)
• 如果當初選擇【否】，可以自己手動新增公司的郵件帳號，並且將之設為 預設。

  • 手動增加 [寄件者] 詳細操作步驟請參考：

    • Gmail 說明 -- 新增自訂的寄件者地址
    • Gmail 說明 --回覆或轉寄時變更 [寄件者:] 地址
    • t7度空間 -- Gmail 新增寄件電子郵件帳號
  • 其他注意事項：
    • 如果公司有防垃圾郵件機制，請記得要設定放行。用 Gmail 寄一封測試信件看看。因為雖然在寄件者的名稱和郵件位址都和公司一樣，但是實際上的寄送IP和 E-Mail Address 還是 GMail，有些機制會把它當作垃圾郵件而擋住。

三、設定安全性：

在【設定】-->【一般】的頁面下，最底下的 瀏覽器連線: ，請選擇 永遠使用 https。如下圖：

四、匯入聯絡人清單：

請依照 台灣微軟Office Online--在 Outlook 和 Google Gmail 之間傳送聯絡人 來操作吧。

 

現在可以開始享用 Gmail 收取公司郵件後，所帶來的方便了!!

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