在長期使用 Microsoft Outlook 之後，郵件內的附件，通常都是造成整個【個人資料夾】肥大的兇手，或者當有需要查找附件時，操作上其實也很麻煩。
今天看到 綠色工廠 Easylife Blog - OutlookAttachView 1.71 - 附件格式瀏覽Outlook，快速找到檔案 這篇文章，測試了一下 OutlookAttachView 這個免費軟體，還真的不錯用。
用途：
例如：備份 Exchange 上的公用資料夾之後，可使用此工具一次性將附件備份存檔。
官方網站上雖然沒有繁體中文的翻譯檔案，但是有簡體中文的檔案可以下載，只要用類似 ConvertZ 的簡繁翻譯軟體轉換一下即可。
當 E-Mail 變成工作來源的比重越來越高時，每天花在郵件軟體 (如 Microsoft Outlook) 上的處理時間也越來越多了。
而且公司的郵件是不能隨便刪除的。有時候，現在收到的 Mail 跟你無關或者只是通知，但是過沒幾封信，卻又突然扯到你身上。就算都有留下來，或者想找到以前的回信內容，在搜尋、比對和參照上，總是一件麻煩事。尤其是你回信之後，別人的回信中卻忽略掉你之前回信的內容時。
我一直很希望 Microsoft Outlook 能有 Gmail 的一些優點，也曾試過一些 Outlook 的外掛軟體，例如：Taglocity、Xobni。但是最後都放棄了。
現在，我選擇使用 Gmail 來當作我處理公司郵件的平台，配合 Google 行事曆和 Outlook 行事曆同步，在處理郵件和工作上，比以前快多了。再配合手機收發 GMail，那就更方便了。至於 Microsoft Outlook，目前並沒有設棄不用，而是把它當作是所有郵件的備份，總是有備無患阿。
其實，Microsoft Outlook 功能很多，在許多方面也比其他軟體強。尤其能和 Office 軟體互通和搭配，這更是其他軟體比不上的。若是能再和 Exchange Server 、 SharePoint Server 搭配的話，應用上更是相當適合公司環境的。只是這些相關的基礎建設，實在是所費不貲，而且在整合和維護的技術上，MIS 所需花費的心力和時間也是相當高。
使用 Outlook 的問題：
選擇Gmail 的理由：
其他參考文章：12個轉用Gmail的理由。
有興趣的，再往下看看設定吧。在設定上是以 重灌狂人 的 如何使用Gmail平台收發、管理其他Email帳號的郵件？ 操作為主，我只是簡略的補上不同之處。
下列操作主要分為四段：
一、設定Gmail 接收公司郵件：
二、設定預設的寄件者 E-Mail：
三、設定安全性：
四、匯入聯絡人清單：
目的：
設定之前，先要知道幾個訊息：你在公司郵件伺服器的 E-Mail 地址、使用者帳號 / 密碼、POP 伺服器。
操作步驟請參考：
注意事項：
(原圖片來自重灌狂人。藍色框框和字體是為了說明而加上去的。)
目的：
注意事項：
手動增加 [寄件者] 詳細操作步驟請參考：
在【設定】-->【一般】的頁面下，最底下的 瀏覽器連線: ，請選擇 永遠使用 https。如下圖：
請依照 台灣微軟Office Online--在 Outlook 和 Google Gmail 之間傳送聯絡人 來操作吧。
現在可以開始享用 Gmail 收取公司郵件後，所帶來的方便了!!
最近半年來都在了解和嘗試GTD的概念和應用，也測試過很多GTD的相關軟體，例如：ThinkRock、EverNote、...等等。當我測試到 OneNote 之後，驚訝於 OneNote 的方便和強大，又開始了一段搜尋和了解 OneNote 和 GTD 的相關爬文之旅。
下列是個人覺得不錯的文章，以及部分個人的心得和淺見。
OneNote 和 GTD 相關文章：
這是一篇作者的文章集合，介紹如何把GTD運用在 OneNote 和 Outlook 上。而作者的構思和應用，實在令人耳目一新。
此架構是以 OneNote 為中心，將工作任務從Outlook推送到OneNote。
Carl -- Bending OneNote and Outlook to Fit my GTD System (英)
有別於 Rob 的 7breaths 架構，是以Outlook 的工作任務 (Tasks) 為主，把 OneNote 作為資料蒐集，將工作任務從OneNote推送到 Outlook。
月德軒 -- GTD的實現：聯合使用Onenote和Outlook (簡)
大約可以當作是上述 Rob 原文的中譯版，當然其中也有作者本身的理解，對於想要了解Rob 的 7breaths的朋友，這是一篇不可多得的文章。本來我已經把 Rob 的 7breaths 的原文翻譯一半了，看到此篇才知道：原來早就有人翻譯好了。
Jade's Notes -- 用OneNote和Outlook來實現GTD (簡)
此篇文章的前半段，描述了作者的GTD學習之旅，想不到我的情形和該作者非常類似，而在此篇文章中，作者也對於 Rob 和 Carl 的 GTD 架構，作了詳細的比較。如果像我一樣對於原文常常會有疑問和誤解的話，不妨看一下這篇。我看了之後，才知道原來我對於前面二篇原文的了解，誤很大。
暢想網 -- 使用OneNote實踐GTD (簡)
介紹了運用 OneNote 來處理工作流程的方式，如果你是一位項目經理或是有此需求，此篇文章不妨看看。
上善若水 -- outlook中郵件和日曆、OneNote的聯用 (簡)
一封郵件，是放進日曆，還是OneNote，作者把觀念說明得相當清楚。文章中雖然沒有提到GTD，但是卻在簡單的觀念介紹之中，隱含了GTD的實用概念：簡潔=高效。
每週回顧的具體實踐 (簡)、每週回顧的具體實踐改進 (簡)
每週回顧是GTD時間管理中重要的環節，在固定的時間裡靜下心來對一週以來工作、生活、學習等各方面進行總結與回顧，同時對下一週的工作進行安排與計劃。這種規律性的習慣對自身的成長有非常正面積極地促進作用。
最近用 Gmail 取代 MS Outlook 作為收發公司郵件的工具之後，我嘗試著把 Outlook 行事曆轉移到 Google 行事曆上。
目前我在 Outlook 有二個行事曆，一個作為目前工作用的行事曆，用於隨時新增工作、會議...等等；另一個是資訊部行事曆，紀錄著資訊部門每年定期會發生的事件，像是維護合約，定期活動...等。
以下分為三段來說明行事曆的同步、匯出、匯入。
同步問題：
免費的Google Calendar Sync小工具，可以滿足 Google 和 Outlook 行事曆同步的需求。
安裝和操作：
請直接參考文章：重灌狂人--Google Calendar Sync v0.9.3.5 讓Google日曆與Outlook行事曆同步更新！
Outlook 行事曆匯出：
Google 行事曆匯入：
現在可以打開 Google 行事曆看看結果囉。
備註：
其他參考文章：
最近 User 問到：MS Outlook 如何變更寫信及回信時，預設的字形及大小。
因為太久沒用作 User Service 了，腦袋差點給它卡到。只好稍微找一下功能，並且測試一下。還好，一分鐘搞定。
把相關設定的方式，紀錄如下：(以 MS Outlook 2003 為例)
按鈕，會出現一個新視窗，如下圖：
自從開始使用 iGoogle 之後，逐漸接觸到 Blogger、Google 文件、協作平台、...等等好用的功能，尤其是 Gmail 更可以幫自己的郵件利用標籤加以分類，但是平時公司常用的Microsoft Outlook 卻沒有 Tag 的分類功能，尤其當信件越來越多時，如果沒有事先用特定且容易查詢的資料夾來歸類，常常為了找一封信，浪費不少時間還不一定能找到。
但是，難道一封 Mail 都只能有一種分類方式嗎？實際上當然不會是，這是受限於使用軟體的緣故。(而且還不得不用)
當看到電腦玩物：Outlook兩款強化套件：桌面版進化與標籤分類改造對於 Taglocity 的介紹時，心中真是期待萬分，可惜似乎沒有中文化版本。
備註：
意思就是：最少７個字元，之中還要包含！＠＄％＆至少其中一個字元。
別像我一樣，失敗５次之後，才注意到這段說明。(>o<)
安裝完之後，成功 Sign In 時，已經得下班了，先草草紀錄一下，再找時間好好試用。
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2008-11-17測試狀況如下：
上述的操作其實還算簡單，也很方便，其他的功能等有空在做測試和補上圖文。
底下列出個人覺得有問題的地方：
1.部分功能無法直接輸入中文：
2.中文類別亂碼問題：
3.搜尋問題：
點選 Toolbar 上的
出現下圖的搜尋畫面：
任意點一個左邊的標籤(Tag)，馬上跳出下列視窗：
但是，即使安裝了最新的 Microsoft Search 4.0 繁體中文版，我怎麼測試都還是查不到任何資料。可能是我對 Microsoft Search 原本印象就差，加上我人太笨的關係吧。
其實測試到這裡，心都冷掉了，至於其他尚未測試的部份，想了想還是算了吧！
後記：
近日公司有發現寄出的信件，結果對方卻收到 winmail.dat，不知道該如何打開? 昨天和朋友閒聊時，也有朋友提到這種狀況，於是 Google 了一下：
微軟官方相關文件：
結論:
1. 通知寄件者不要用 RichText [RTF文字] 寄信給你!! 請改為 [HTML] or [純文字] 格式
圖一：Microsoft Outlook 2003 設定畫面
2. 使用其他第三方軟體來開啓。例如: AkeeSoft WMViewer 。
相關軟體:
文章來源: http://ithelp.ithome.com.tw/question/10009196?#ooa_hash
節錄如下:
Q.
outlook 結束時有時很慢, 有時即使看起來結束,但實際沒真正結束,因為在備份 PST 檔時它仍說檔案在使用中,非要登出重新登入,才真正結束. 有方法從 Exchange 上來結束某一個 outlook session 嗎 ? Outlook 如何能加速其結束程式的速度?
A.
這個問題公司使用者常常發生，大多是PST檔案過大造成的。PST個人資料夾檔案是在CLIENT端卡住的，與EXCHANGE並沒有關係。
依照經驗，您最好將PST檔案控制在1G以下，以及放置於本機端磁碟區，才不會造成存取PST檔卡住的狀況。PST在Outlook 2003之後有了新的儲存方式，可以儲存超過2G的限制，但是要建立新的PST檔案時就要選定。
OUTLOOK PST檔案的運作模式，有新增郵件時PST檔案會增大，但是刪除郵件時並不會讓PST檔案縮小的，必須要在PST檔案內容-進階-開始壓縮後才會縮小檔案的。
您說要停止OUTLOOK運作，因為關閉OUTLOOK時對於PST檔案的存取還沒有釋放，可以開啟工作管理員，然後在處理程序中將卡住的OUTLOOK SESSION 結束處理程序才可以停止OUTLOOK對PST檔案的鎖定，並不需要登出再登入。
但是要解決PST檔案的問題，就要先減小檔案才行。刪除不必要的郵件，或者建立多個PST檔案，然後將郵件分散到各個PST檔上。如果多郵件搬移時，你可能要等待運作完成才行，做完之後最重要的是要將PST檔案壓縮，實際的檔案空間才會縮小。提供您參考!
-------以上的解釋不錯
